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Come organizzare un evento o un meeting di successo

Spesso ci si domanda come organizzare un meeting o un evento che sia di successo e resti nei ricordi dei nostri ospiti.

Un meeting è un “incontro“ che può essere di piacere e di lavoro, così come un evento, che può essere a tema, per incontri professionali o per festeggiare.

Dunque qualunque sia la motivazione per cui ci dobbiamo cimentare nell’organizzazione di meeting o eventi, bisogna seguire dei passi importanti.

Perché organizzare un evento o un meeting

L’organizzazione eventi Roma, o l’organizzazione di un meeting in qualunque posto siamo, gira attorno allo scopo che si vuole raggiungere, perché sulla base di questo verrà selezionato il numero degli ospiti, il luogo in cui svolgerlo e come sezionarlo.

Non si può credere di tenere un meeting o un evento senza tenere già davanti agli occhi quale sia la motivazione che ti ha portato a volerlo, come ad esempio:

  • Riunione di lavoro
  • Lancio di un nuovo prodotto
  • Accordi commerciali
  • Presentazione di nuovi vertici aziendali ai propri dipendenti
  • Conferenza stampa

Quando organizzare un evento o un meeting

Il periodo in fui organizzare l’evento dipende soprattutto dalla tipologia di meeting che si sta mettendo in piedi. Anche se di solito andrebbe organizzato in orario di lavoro se è un meeting professionale, viceversa di sera se è un evento di piacere. Se infatti dovesse essere un evento informale per “festeggiare” un particolarmente momento o anche un successo dell’azienda, l’orario ideale sarebbe quello da aperitivo.

In entrambi i casi non bisogna far credere agli ospiti che l’evento sia solo una perdita di tempo, infatti sarebbe meglio tenere un’agenda del giorno, al fine di avere una scaletta prestabilita da rispettare, in maniera tale che nessuno abbia la spiacevole sensazione di poter evitarsi la presenza al meeting (magari per impiegare il tempo in modo più piacevole).

Dove organizzare un meeting o un evento

Come prima cosa bisogna andare alla ricerca di una sala che possa ospitare tutti gli invitati per consentire loro di stare nell’agio totale.

Dopo aver deciso la tipologia di incontro che si vuole organizzare e in base a questo si potrà optare per l’una o per l’altra la tipologia di sala che meglio si asta alle proprie esigenze. Oltretutto, un aspetto da non considerare con superficialità è la (di solito spinosa) questione del parcheggio, men che meno quella del come si raggiunge la location.

Bisogna dunque mettere i partecipanti al meeting di poter giungere nella location senza problemi e senza stressarsi. Se la sala che prenotiamo è in centro e si può facilmente raggiungere con i mezzi, bisogna pure prendere informazione se è presente o meno un parcheggio e, se non dovesse averlo, chiedere se in giro si può affittare uno.

Qualora invece la location fosse in periferia e non sia molto facile raggiungere senza  auto, si possono fittare delle navette che dalla stazione portino gli ospiti alla location. O volendo ci si può informare se è la location stessa a metterle a disposizione.