Partecipare a una fiera è un investimento importante: affitto dello spazio, progettazione dello stand, materiali promozionali, viaggi e logistica. Dopo mesi di preparativi, l’obiettivo è uno solo: farsi notare e trasformare i visitatori in contatti concreti. Eppure, uno degli aspetti che spesso viene sottovalutato è la gestione delle persone che accolgono i visitatori, distribuiscono materiale e raccontano l’azienda. In poche parole: hostess e steward.
Decidere se affidarsi a un’agenzia specializzata o gestire tutto con il proprio staff interno può sembrare un dettaglio, ma nella pratica è una scelta che segna la differenza tra uno stand anonimo e uno che lascia il segno.
Il ruolo delle hostess nella gestione di uno stand
Le hostess non sono semplici “accoglienza”. La loro presenza ha un impatto diretto sul modo in cui il pubblico percepisce lo stand e, di conseguenza, il brand. Accolgono i visitatori con professionalità, li guidano all’interno dello spazio, distribuiscono brochure e gadget, forniscono le prime informazioni e raccolgono i contatti.
Nelle fiere più grandi, molte hostess hanno anche competenze linguistiche, essenziali per dialogare con buyer e partner internazionali. Un visitatore che si sente compreso nella propria lingua sarà più incline a fermarsi e ad approfondire. Inoltre, le hostess possono supportare lo staff aziendale, alleggerendolo da compiti operativi e permettendogli di concentrarsi sulle trattative commerciali.
Chiunque abbia partecipato a manifestazioni come Vinitaly o il Salone del Mobile sa quanto siano intensi i ritmi: migliaia di visitatori al giorno, richieste continue, poco tempo per fermarsi a spiegare nel dettaglio. In questi contesti, avere uno staff preparato diventa non solo utile, ma indispensabile.
Perché non basta lo staff interno
Molte aziende, soprattutto quelle più piccole, scelgono di gestire lo stand con il proprio personale. È una soluzione apparentemente economica, ma spesso poco efficace. Lo staff interno conosce bene prodotti e servizi, ma non sempre ha la formazione per gestire flussi di visitatori, mantenere un approccio sempre cordiale, gestire file di persone o parlare più lingue.
Un errore frequente è quello di improvvisare: assegnare al personale compiti che non fanno parte delle sue competenze. Il risultato? Stand caotici, visitatori trascurati, opportunità perse. Non va dimenticato che una fiera non è solo esposizione, ma anche relazione. Se l’accoglienza non funziona, anche la migliore offerta commerciale può passare inosservata.
C’è poi un altro aspetto: la stanchezza. Restare allo stand per dieci ore consecutive, con ritmi serrati e costante interazione, richiede energia e resistenza. Senza un team dedicato, lo stress può pesare sullo staff aziendale, riducendo la sua capacità di concludere affari.
Situazioni in cui affidarsi a un’agenzia è la scelta giusta
Non sempre serve un team esterno, ma ci sono contesti in cui diventa la scelta più logica. Una fiera internazionale, ad esempio, porta con sé un pubblico vasto e multilingue: in questi casi, un’agenzia hostess garantisce personale preparato, con competenze linguistiche e capacità di adattamento immediato.
Un’altra situazione tipica è quella degli eventi di grande affluenza, dove la gestione dei flussi richiede organizzazione: accoglienza ordinata, smistamento dei visitatori, distribuzione di materiale senza caos. Lo stesso vale per gli eventi in cui l’immagine conta più del resto. Se il brand vuole presentarsi con uno standard elevato, avere hostess formate e coordinate rafforza la percezione di professionalità.
Anche negli eventi in cui lo stand diventa spazio attivo — degustazioni, presentazioni live, attività interattive — le hostess non si limitano a “presidiare”, ma diventano parte integrante del programma.
Infine, la raccolta contatti. Non tutte le aziende hanno sistemi di lead management rodati. Un team esterno, istruito in anticipo, può occuparsi di raccogliere i dati dei visitatori, organizzandoli già in modo utile per il follow-up post fiera.
Come scegliere l’agenzia giusta per il tuo evento
Affidarsi a un’agenzia non basta: serve sceglierla con criterio. L’esperienza è fondamentale: un fornitore che lavora da anni nel settore sa selezionare hostess qualificate e garantire un servizio solido. Conta molto anche la capacità di personalizzare il team: una fiera enogastronomica non ha le stesse esigenze di un evento tecnologico o di una mostra d’arte.
Un segnale positivo è la cura del briefing. Le hostess non devono arrivare allo stand senza sapere nulla dell’azienda. Un’agenzia seria prepara incontri preliminari, fornisce materiale informativo e forma il personale perché conosca prodotti, filosofia e tono di comunicazione.
Quanto ai costi, meglio pretendere trasparenza. Le tariffe variano in base alla durata dell’evento, al numero di hostess richieste e alle competenze richieste. In Italia, il costo giornaliero può andare da 100 a 200 euro, con cifre più alte per conoscenze linguistiche avanzate. Non è una spesa fine a sé stessa: è un investimento che si traduce in contatti più qualificati, immagine professionale e meno pressione sullo staff interno.
Consigli pratici per valorizzare la presenza in fiera
Anche il miglior team non basta se manca organizzazione di base. Prima della fiera, bisogna curare i dettagli: materiale promozionale pronto, stand ben progettato, messaggi chiari. Un errore comune è caricare le hostess di troppe responsabilità senza strumenti adeguati.
Conviene invece definire ruoli chiari: chi accoglie, chi distribuisce, chi raccoglie contatti. Durante la fiera, brevi briefing quotidiani aiutano a correggere criticità e a mantenere alta la motivazione.
In città complesse come la Capitale, dove le fiere internazionali attirano espositori e pubblico da tutto il mondo, affidarsi a un’agenzia hostess a Roma significa avere la garanzia non solo di professionalità, ma anche di una conoscenza diretta del territorio e della logistica.
La fiera è un’occasione unica per raccontare l’azienda. Con il supporto di un team competente, lo stand smette di essere solo uno spazio espositivo e diventa un vero strumento di business.
